Σύστημα Διαχείρισης Αιτημάτων Σχολείων

Αρχική»e-Υπηρεσίες»e-Αιτήματα Σχολείων»Σύστημα Διαχείρισης Αιτημάτων Σχολείων

εφαρμογή Διαχείρισης Αιτημάτων Σχολείων του Δήμου Ρεθύμνης

Είσοδος στο Σύστημα
(e-Αιτήματα Σχολείων)

Η εφαρμογή Cityzenapp Schools παρέχει μια ασφαλή επικοινωνία ανάμεσα στα σχολεία, στο αρμόδιο τμήμα του Δήμου αλλά και στον ίδιο τον Δήμο.

Οι διευθυντές έχουν την δυνατότητα να υποβάλλουν τα αιτήματα των σχολείων μέσω της εφαρμογής, επιλέγοντας την εκάστοτε κατηγορία που άπτεται του προβλήματος, επισυνάπτοντας παράλληλα φωτογραφίες και στοιχεία της βλάβης. Τα αιτήματα φιλτράρονται και ιεραρχούνται από το Τμήμα Παιδείας, την αρμόδια Αντιδήμαρχο κα. Άννα Ελευθεριάδου Γκίκα και κατ’ επέκταση από τον Δήμο, προωθούνται στα αντίστοιχα συνεργεία, με αποτέλεσμα την άμεση επίλυσή τους.

Στόχος είναι η οργάνωση και η καλύτερη παρακολούθηση των αιτημάτων που υποβάλλονται από τα σχολεία και αφορούν εργασίες που πρέπει να γίνουν από την πλευρά του Δήμου.

Web εφαρμογή, δεν απαιτείται η εγκατάσταση κάποιου προγράμματος

Για κάθε σχολείο δημιουργείται καρτέλα με τα στοιχεία του και δίδεται ειδικός κωδικός μέσω του οποίου οι αρμόδιοι (π.χ. διευθυντές) καταχωρούν τα αιτήματά τους. Επίσης μπορούν να βλέπουν την εξέλιξη των αιτημάτων που έχουν υποβάλει και το πλήρες ιστορικό, καθώς επίσης και να τυπώσουν τα αιτήματα που έχουν υποβάλει.

Από την πλευρά των υπηρεσιών του Δήμου, λαμβάνουν τα αιτήματα, τα οποία είναι κατηγοριοποιημένα και δρομολογούνται αυτόματα ανάλογα με την κατηγορία που αφορούν στον αρμόδιο υπάλληλο. Οι αρμόδιοι υπάλληλοι παραλαμβάνουν τα αιτήματα και τα χειρίζονται σύμφωνα με τον προγραμματισμό που κάνει η υπηρεσία. Μπορούν να βάζουν προτεραιότητα, να αναθέτουν εντολές εργασίας σε συνεργεία για τα οποία υπάρχει ειδική εφαρμογή για κινητά σε android προκειμένου να βλέπουν τις εντολές εργασιών και να τις χειρίζονται.

Για την παρακολούθηση της πορείας εξέλιξης των αιτημάτων υπάρχει ειδικό dashboard για την διοίκηση, στο οποίο παρουσιάζονται πληροφορίες από όλα τα αιτήματα, κατηγοριοποιημένα, ανά κατάσταση, ρυθμό διεκπεραίωσης, ανά σχολείο, καθώς και παρουσίαση σε χάρτη.

Τα οφέλη της εφαρμογής αυτής συνοψίζονται παρακάτω:

Για τον Δήμο

- Καλύτερη οργάνωση της διαδικασίας υποβολής προβλημάτων

- Εξοικονόμηση χρόνου του προσωπικού για την καταγραφή, καθώς τα αιτήματα θα υποβάλλονται ηλεκτρονικά από τα σχολεία. Επίσης θα υπάρχει και καλύτερη τεκμηρίωση των αιτημάτων, καθώς κατά την υποβολή ενός αιτήματος θα μπορούν να επισυνάπτονται φωτογραφίες και σχετικά έγγραφα, κάτι το οποίο δεν μπορεί να γίνει μέσω τηλεφώνου.

- Κεντρική διαχείριση αιτημάτων, και προγραμματισμό εργασιών των συνεργείων

- Καλύτερος προγραμματισμός σε επίπεδο Υπηρεσίας: Για την παρακολούθηση της πορείας εξέλιξης των αιτημάτων υπάρχει ειδικό dashboard, στο οποίο παρουσιάζονται πληροφορίες όλα τα αιτήματα, κατηγοριοποιημένα, ανά κατάσταση, ανά σχολείο, καθώς και παρουσίαση σε χάρτη

Για τα Σχολεία

- Άμεση ενημέρωση για την κατάσταση των αιτημάτων

- Μείωση μετακινήσεων – Εξοικονόμηση χρόνου

- Πλήρες ιστορικό αιτημάτων

Η εφαρμογή Διαχείρισης Αιτημάτων Σχολείων του Δήμου Ρεθύμνης έχει στόχο την οργάνωση και η καλύτερη παρακολούθηση των αιτημάτων που υποβάλλονται από τα σχολεία και αφορούν εργασίες που πρέπει να γίνουν από την πλευρά του Δήμου.

Η εφαρμογή είναι προσβάσιμη μέσω του ίντερνετ και δεν απαιτείται η εγκατάσταση κάποιου λογισμικού στους χρήστες της.

Οι διευθυντές των σχολείων έχουν την δυνατότητα να υποβάλλουν τα αιτήματα των σχολείων μέσω της εφαρμογής, επιλέγοντας την εκάστοτε κατηγορία που άπτεται του προβλήματος, επισυνάπτοντας παράλληλα φωτογραφίες και στοιχεία της βλάβης. Τα αιτήματα φιλτράρονται, ιεραρχούνται και επιλύονται από το Τμήμα Παιδείας. Όσα δεν μπορούν να επιλυθούν από το ίδιο το Τμήμα προωθούνται σε άλλες υπηρεσίες του Δήμου Ρεθύμνης (Τεχνική Υπηρεσία, Καθαριότητα, Πράσινο κτλ).

Οι υπηρεσίες του Δήμου, λαμβάνουν τα αιτήματα, τα οποία είναι κατηγοριοποιημένα και δρομολογούνται αυτόματα ανάλογα με την κατηγορία που αφορούν στον αρμόδιο υπάλληλο. Οι αρμόδιοι υπάλληλοι παραλαμβάνουν τα αιτήματα και τα χειρίζονται σύμφωνα με τον προγραμματισμό που κάνει η υπηρεσία.

Για την παρακολούθηση της πορείας εξέλιξης των αιτημάτων υπάρχει ειδικό dashboard (οθόνη πληροφοριών) για την διοίκηση, στο οποίο παρουσιάζονται πληροφορίες από όλα τα αιτήματα, κατηγοριοποιημένα, ανά κατάσταση, ρυθμό διεκπεραίωσης, ανά σχολείο, καθώς και παρουσίαση σε χάρτη.

Τα οφέλη της εφαρμογής αυτής συνοψίζονται παρακάτω:

Για τον Δήμο

- Καλύτερη οργάνωση της διαδικασίας υποβολής προβλημάτων

- Κεντρική διαχείριση αιτημάτων, και προγραμματισμό εργασιών των συνεργείων

Για τα Σχολεία

- Άμεση ενημέρωση για την κατάσταση των αιτημάτων

- Μείωση μετακινήσεων – Εξοικονόμηση χρόνου

- Πλήρες ιστορικό αιτημάτων ανά σχολείο